Politica de confidențialitate

Data intrării în vigoare: 29.12.2025

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care BETTER BOOKINGS S.R.L. („Better Bookings”, „noi”) prelucrează datele cu caracter personal ale utilizatorilor, membrilor, clienților și călătorilor (denumiți împreună „persoanele vizate”). Politica se aplică utilizării platformei online Better Bookings rezervate membrilor, rezervării pachetelor de călătorie și a serviciilor opționale, precum și comunicărilor prin canalele de asistență: e-mail, chat pe platformă și WhatsApp, inclusiv prin asistentul virtual Bettie.

1. Operatorul de date și datele de contact

1.1 Operatorul

Operatorul datelor cu caracter personal este:

• BETTER BOOKINGS S.R.L., Str. Vasile Alecsandri 9, Sc. A, Et. 2, Ap. 7, 700054 Iași, România
• C.U.I. RO40741143 · C.I.F. RO41330472 · Nr. Reg. Com. J22/1093/06.03.2019
• Licență de turism nr. 1999/17.07.2019 (Ministerul Turismului) · Înregistrare ATOUT FRANCE: IM099230007

Pachetele sunt protejate prin asigurare de insolvență. Detaliile se regăsesc în Termenii și condițiile, în pagina Informații despre pachete și în Notele legale.

1.2 Societatea din grup care se ocupă de activitățile administrative și financiare

Activitățile administrative și financiare sunt gestionate de societatea din grup BETTER BOOKINGS LTD, Unit 4, Sandy Court, Ashleigh Way, Plympton, Plymouth PL7 5JX, Regatul Unit · Company No. 10720746 · VAT GB266495855 · Tel. +44 7999964370. Pentru aceste activități, BETTER BOOKINGS LTD primește datele strict necesare, de exemplu pentru evidența plăților, rambursări și contabilitate.

1.3 Contact pentru protecția datelor

Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor, persoana vizată ne poate contacta:

• prin e-mail la hello@better-bookings.com, cu subiectul „Confidențialitate”;
• prin WhatsApp (asistenta Bettie) la +44 7868 261509;
• prin chatul de pe platformă.

Alte informații de contact sunt disponibile în pagina Contact.

2. Cadrul legal

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date („GDPR”) și cu Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR.

Autoritatea de supraveghere competentă este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), https://www.dataprotection.ro.

3. Rolurile părților implicate

• Better Bookings acționează ca operator pentru datele prelucrate în vederea administrării contului de membru, a rezervărilor, a plăților, a asistenței și a programului Travel Creator.
• Furnizorii de servicii tehnice (de exemplu, găzduire, e-mail, mesagerie, inteligență artificială, newsletter) acționează ca persoane împuternicite. Aceștia prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor noastre și în temeiul unor contracte care includ garanții adecvate.
• Furnizorii de servicii turistice (hoteluri și angrosiști hotelieri, companii aeriene, furnizori de bilete la evenimente, transferuri, închirieri auto, asigurători) primesc datele necesare executării serviciilor rezervate. Pentru propriile prelucrări, aceștia acționează, de regulă, ca operatori independenți, conform politicilor proprii de confidențialitate.
• Google (pentru autentificarea opțională „Continuă cu Google”) și WhatsApp (serviciu folosit de Utilizator pentru a comunica cu noi) prelucrează anumite date în calitate de operatori independenți, conform politicilor proprii.
• Dacă o rezervare este efectuată prin intermediul unui partener, partenerul poate prelucra anumite date pentru propriile scopuri, ca operator independent, conform propriei politici de confidențialitate. Better Bookings prelucrează datele necesare gestionării rezervării și prestării serviciilor de călătorie pentru partea aflată sub responsabilitatea sa. Între partener și Better Bookings pot avea loc transmiteri de date atunci când sunt necesare pentru executarea contractului sau pentru respectarea obligațiilor legale.

4. Ce date prelucrăm

4.1 Contul de membru

Platforma este rezervată membrilor. Calitatea de membru este gratuită și presupune crearea unui cont. Pentru a putea vedea ofertele, Membrul trebuie să își verifice adresa de e-mail. Prelucrăm:

• adresa de e-mail și parola contului, dacă înregistrarea se face cu e-mail și parolă;
• datele de bază ale profilului Google (nume și adresă de e-mail), dacă Membrul alege opțiunea „Continuă cu Google”. Nu primim parola contului Google;
• starea de verificare a adresei de e-mail, preferințele contului și istoricul rezervărilor afișat în secțiunea „Rezervările mele”;
• datele de atribuire Travel Creator (sursă, campanie, creator, ofertă), dacă Membrul a creat contul accesând un link de recomandare (a se vedea secțiunea 7).

4.2 Date despre rezervări și călători

• Date de contact: e-mail, număr de telefon, adresă (dacă este necesară, de exemplu pentru facturare);
• Datele călătorilor: prenume, nume, cetățenie, data nașterii;
• Datele documentelor de călătorie: numărul pașaportului sau al cărții de identitate și data expirării, numai atunci când sunt cerute pentru emiterea biletelor sau a voucherelor ori de către furnizori;
• Detaliile rezervării: oferta și datele alese, camera, tipul de masă, zborurile, zona biletului (pentru pachetele cu eveniment), serviciile opționale (bagaje, asigurări de călătorie, transferuri, închiriere auto);
• Preferințe și solicitări speciale relevante pentru călătorie (de exemplu, preferințe privind camera);
• Documente de călătorie emise pentru rezervare, disponibile în secțiunea „Rezervările mele” și în portalul de gestionare a rezervărilor https://manage.better-bookings.com.

4.3 Date de plată

Plățile se efectuează online, cu cardul, prin Stripe. Nu stocăm datele complete ale cardului: acestea sunt introduse și prelucrate direct de Stripe. Putem păstra tokenuri de plată, identificatori ai tranzacțiilor și informații privind statusul plăților (de exemplu, plata integrală, avansul și soldul). Aceste date sunt folosite pentru reconcilierea plăților, rambursări și evidența administrativă.

4.4 Comunicări și asistență

• mesajele și conținutul transmise prin e-mail, prin chatul de pe platformă (inclusiv conversațiile cu asistentul AI Bettie) și prin WhatsApp;
• numărul de telefon și numele de profil WhatsApp, atunci când Utilizatorul ne contactează prin WhatsApp;
• în cazul în care se utilizează asistența telefonică și serviciul de înregistrare este activ, înregistrările și transcrierile apelurilor. Acestea sunt folosite pentru soluționarea solicitării, pentru calitatea serviciului, pentru instruire și pentru apărarea în caz de litigiu, cu respectarea termenului de păstrare prevăzut în secțiunea 12.

4.5 Date tehnice și de utilizare

Prelucrăm date tehnice privind interacțiunea cu platforma, cum ar fi adresa IP, detaliile dispozitivului și ale browserului, jurnalele de sistem, paginile accesate și acțiunile efectuate. Prelucrarea are loc inclusiv prin cookie-uri strict necesare și prin stocare locală (a se vedea secțiunea 16). Fonturile platformei sunt încărcate de pe Google Fonts, fără cookie-uri. Pentru încărcarea fonturilor, browserul transmite către Google adresa IP, așa cum este necesar din punct de vedere tehnic.

4.6 Programul Travel Creator

Pentru creatorii care participă la programul Travel Creator prelucrăm:

• datele de identificare și de contact;
• propunerile de călătorii transmise;
• datele privind vânzările atribuite prin linkul personal;
• datele necesare pentru calculul și acordarea comisionului sau a creditului;
• dacă creatorul alege să își conecteze conturile sociale, datele descrise în secțiunea 8.

4.7 Categorii speciale de date (date sensibile)

În cazuri limitate putem prelucra categorii speciale de date, de exemplu pentru asistența persoanelor cu mobilitate redusă sau pentru solicitări legate de starea de sănătate. Prelucrarea are loc numai atunci când este strict necesară, pe un temei juridic adecvat (de regulă, consimțământul explicit sau un alt temei permis de art. 9 GDPR), și se limitează la datele indispensabile. Recomandăm ca astfel de informații să nu fie transmise prin chat sau WhatsApp decât dacă sunt necesare pentru rezervare.

5. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

A) Crearea și administrarea contului de membru

Înregistrarea, verificarea adresei de e-mail, autentificarea (inclusiv cu Google), accesul la oferte și la secțiunea „Rezervările mele”.

Temei juridic: executarea contractului (termenii de utilizare a platformei) – art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

B) Gestionarea rezervărilor și prestarea serviciilor

Activitățile incluse în acest scop sunt:

• crearea și gestionarea rezervărilor;
• emiterea biletelor și a voucherelor;
• transmiterea documentelor de călătorie și a biletelor la evenimente;
• gestionarea modificărilor și a anulărilor;
• transmiterea datelor necesare către furnizori.

Temei juridic: executarea contractului sau efectuarea demersurilor premergătoare încheierii acestuia, la cererea persoanei vizate – art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

C) Procesarea plăților

Încasarea plăților integrale, a avansurilor și a soldurilor, rambursări și reconcilieri.

Temei juridic: executarea contractului; obligația legală (evidență contabilă) – art. 6 alin. (1) lit. b) și c) GDPR.

D) Administrare, contabilitate și conformitate legală

Facturare, evidențe fiscale și contabile, respectarea obligațiilor legale aplicabile organizatorilor de pachete de servicii de călătorie, gestionarea litigiilor și apărarea drepturilor.

Temei juridic: obligația legală; interesul legitim (constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță) – art. 6 alin. (1) lit. c) și f) GDPR.

E) Asistență pentru clienți și soluționarea reclamațiilor

Răspunsuri la solicitările primite prin e-mail, chat, WhatsApp și prin asistentul AI Bettie, transferul către echipa umană Better Bookings și, dacă este cazul, înregistrarea și transcrierea apelurilor.

Temei juridic: executarea contractului; interesul legitim (asistență eficientă și îmbunătățirea serviciului) – art. 6 alin. (1) lit. b) și f) GDPR.

F) Comunicări privind serviciul

Confirmări de rezervare, actualizări, notificări esențiale, documente și mesaje operaționale.

Temei juridic: executarea contractului – art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

G) Securitate și prevenirea fraudei

Prevenirea fraudei și a abuzurilor (inclusiv în cadrul plăților prin Stripe), protecția sistemelor, audituri și monitorizarea securității.

Temei juridic: interesul legitim; obligația legală, după caz – art. 6 alin. (1) lit. f) și c) GDPR.

H) Newsletter

Transmiterea newsletterului și a ofertelor promoționale prin e-mail, exclusiv persoanelor care și-au dat consimțământul. Consimțământul poate fi retras oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

Temei juridic: consimțământul – art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR.

I) Programul Travel Creator

Evaluarea propunerilor de călătorii, atribuirea vânzărilor prin linkul personal al creatorului și calculul comisionului sau al creditului.

Temei juridic: executarea contractului cu creatorul; interesul legitim (funcționarea programului Travel Creator, inclusiv atribuirea înregistrărilor efectuate prin linkurile de recomandare) – art. 6 alin. (1) lit. b) și f) GDPR.

J) Îmbunătățirea serviciului

Statistici interne agregate și măsurarea performanței platformei, realizate pe baza datelor din propriile noastre sisteme. Nu folosim cookie-uri de analiză și nici instrumente terțe de urmărire.

Temei juridic: interesul legitim – art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.

6. Asistentul AI Bettie și comunicarea prin WhatsApp

Bettie este asistentul nostru bazat pe inteligență artificială, disponibil în chatul de pe platformă și pe WhatsApp (+44 7868 261509). Funcționarea asistentului se bazează pe un model de inteligență artificială furnizat de Anthropic, care prelucrează conținutul mesajelor pentru a genera răspunsuri. Mesajele WhatsApp sunt transmise prin intermediul serviciului de mesagerie Twilio.

Când este necesar sau la cererea Utilizatorului, Bettie poate transfera conversația către echipa umană Better Bookings, care are acces la istoricul conversației pentru a putea continua asistența.

Recomandăm să nu fie transmise prin chat sau WhatsApp date de card sau alte date sensibile care nu sunt necesare pentru solicitare.

Utilizarea WhatsApp este supusă și termenilor și politicii de confidențialitate ale furnizorului serviciului WhatsApp.

7. Programul Travel Creator și atribuirea fără cookie-uri

Creatorii pot propune călătorii. Călătoriile aprobate devin oferte pe platformă, iar creatorii primesc un comision sau un credit pentru vânzările atribuite lor prin linkul personal.

Atribuirea se face fără cookie-uri, astfel:

• linkul de distribuire al creatorului conține un cod de recomandare în adresa paginii (URL);
• dacă vizitatorul își creează un cont, codul este transmis împreună cu datele de înregistrare și este salvat în profilul de membru (sursă, campanie, creator, ofertă), pentru calculul comisionului creatorului;
• pentru această funcționalitate nu se stochează nimic în browser.

Temeiul juridic este interesul legitim (funcționarea programului Travel Creator). Datele de atribuire se păstrează cât timp există contul. Persoana vizată se poate opune acestei prelucrări în condițiile descrise în secțiunea 14.

8. Conectarea conturilor sociale

Creatorii care participă la programul Travel Creator își pot conecta, în mod voluntar, conturile de YouTube, Instagram sau TikTok. Conectarea are un singur scop: verificarea numărului de urmăritori.

• Citim numai datele publice ale profilului și numărul de urmăritori.
• Nu publicăm niciodată conținut în numele creatorului și nu efectuăm nicio acțiune în contul său social.
• Creatorul poate deconecta oricând conturile sociale conectate. Accesul poate fi revocat și direct din setările contului pe platforma socială respectivă sau la cerere, prin e-mail la hello@better-bookings.com.
• După deconectare, încetăm să mai accesăm datele contului social respectiv.

Temeiul juridic al acestei prelucrări este consimțământul creatorului – art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR. Conectarea conturilor sociale nu este o condiție pentru utilizarea platformei ca membru.

9. Destinatari și persoane împuternicite

Transmitem date cu caracter personal numai atunci când este necesar și proporțional. Furnizorii care acționează ca persoane împuternicite sunt obligați contractual să respecte măsuri de securitate adecvate și pot folosi, la rândul lor, subcontractanți, în condițiile prevăzute de GDPR.

De asemenea, putem transmite date autorităților publice (de exemplu, autorităților fiscale, ANPC sau instanțelor judecătorești) atunci când legea ne obligă sau când este necesar pentru apărarea unor drepturi.

10. Transferuri internaționale de date

Unele date pot fi transferate în afara Spațiului Economic European (SEE):

• Regatul Unit: transferurile către BETTER BOOKINGS LTD se bazează pe decizia de adecvare adoptată de Comisia Europeană pentru Regatul Unit.
• Alte state: unii furnizori sunt stabiliți sau prelucrează date în afara SEE, inclusiv în Statele Unite. Pentru acești furnizori, transferurile se bazează pe clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, însoțite, atunci când este necesar, de măsuri suplimentare, sau pe alte garanții adecvate prevăzute de art. 46 GDPR.
• Furnizori de servicii turistice din afara SEE: atunci când călătoria rezervată implică astfel de furnizori, transmiterea datelor este necesară pentru executarea contractului.

La cerere, la adresa hello@better-bookings.com, oferim informații suplimentare despre garanțiile aplicate.

11. Unde sunt stocate datele

Datele sunt stocate în sistemele operate de Better Bookings și de furnizorii săi de găzduire și servicii IT (a se vedea secțiunea 9), cu aplicarea unor măsuri tehnice și organizatorice de securitate adecvate.

12. Durata păstrării datelor

Păstrăm datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru scopurile descrise. Ulterior, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția cazului în care trebuie păstrate pentru respectarea unor obligații legale ori pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță. Duratele orientative sunt următoarele:

• Contul de membru: până la ștergerea contului de către Membru (ștergerea este imediată, a se vedea secțiunea 15) sau până la ștergerea ori anonimizarea după o perioadă îndelungată de inactivitate, conform politicii interne.
• Rezervări și documente contractuale: pe durata necesară executării călătoriei și, ulterior, pe durata impusă de legislația fiscală și contabilă și pe durata necesară gestionării eventualelor litigii.
• Facturi și documente contabile: pe durata prevăzută de legislația fiscală și contabilă aplicabilă.
• Comunicări de asistență (e-mail, chat, conversații cu Bettie, WhatsApp): cât timp este necesar pentru soluționarea solicitării și o perioadă rezonabilă după aceea.
• Înregistrări și transcrieri ale apelurilor (dacă serviciul este activ): 7 zile. După acest termen, ele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția cazului în care o păstrare mai îndelungată este necesară pentru respectarea unor obligații legale sau pentru apărarea unui drept în instanță.
• Newsletter: până la retragerea consimțământului (dezabonare).
• Datele de atribuire Travel Creator (sursă, campanie, creator, ofertă): cât timp există contul de membru.
• Datele obținute prin conectarea conturilor sociale: cât timp este necesar pentru participarea la programul Travel Creator. Accesul încetează la deconectare.
• Date tehnice și jurnale de securitate: pe o perioadă limitată, necesară pentru securitatea și funcționarea platformei.

13. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor cu caracter personal, printre care:

• controlul accesului și principiul privilegiului minim;
• jurnalizarea activității și copii de siguranță;
• controlul furnizorilor;
• criptarea, acolo unde este cazul.

Accesul la date este restricționat la personalul autorizat și la furnizorii care au nevoie de acesta pentru îndeplinirea sarcinilor lor.

14. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile și cu excepțiile prevăzute de GDPR, persoana vizată are următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele sale;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”);
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul la opoziție față de prelucrările întemeiate pe interesul legitim, inclusiv față de prelucrarea în scop de marketing direct;
• dreptul de a-și retrage consimțământul în orice moment, pentru prelucrările întemeiate pe consimțământ (de exemplu, newsletterul sau conectarea conturilor sociale), fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, care produce efecte juridice sau afectează în mod similar persoana vizată, în condițiile art. 22 GDPR;
• dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP (https://www.dataprotection.ro) sau la autoritatea de supraveghere din statul membru în care persoana vizată își are reședința obișnuită ori locul de muncă.

Cum se exercită drepturile

Solicitările se transmit prin e-mail la hello@better-bookings.com, cu subiectul „Confidențialitate”. Pentru ștergerea datelor se aplică procedura descrisă în secțiunea 15.

Răspundem în termen de o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu încă două luni, în condițiile GDPR, ținând seama de complexitatea și de numărul cererilor; în acest caz, persoana vizată va fi informată. Pentru protecția datelor, putem solicita informații suplimentare în vederea confirmării identității solicitantului.

15. Ștergerea datelor

Membrul își poate șterge datele în oricare dintre următoarele două moduri.

15.1 Ștergerea din zona de membru

Din zona de membru, Membrul accesează Contul meu → Șterge contul. Contul este șters imediat. Rezervările existente rămân valabile, dar nu mai sunt asociate contului.

15.2 Ștergerea prin e-mail

Membrul poate transmite o cerere prin e-mail la hello@better-bookings.com, cu subiectul „Ștergere date”. Cererea trebuie trimisă de pe adresa de e-mail asociată contului. Cererea este soluționată în termen de 30 de zile.

15.3 Descărcarea unei copii a datelor

Înainte de ștergere sau în orice alt moment, Membrul poate descărca din zona de membru o copie a datelor sale, în format JSON (export).

15.4 Date care nu pot fi șterse imediat

Datele pe care suntem obligați prin lege să le păstrăm (de exemplu, facturile) nu sunt șterse până la expirarea termenului legal de păstrare.

16. Cookie-uri și stocare locală

Platforma folosește numai cookie-uri strict necesare sau cookie-uri setate ca urmare a unei acțiuni a Utilizatorului. Din acest motiv nu este afișat un banner de consimțământ. Pe scurt:

• user_token: cookie de sesiune pentru contul de membru, strict necesar, valabil 30 de zile;
• admin_token: cookie strict necesar, folosit exclusiv de personalul Better Bookings;
• cookie-uri Stripe: cookie-uri strict necesare pentru prevenirea fraudei în timpul plății, setate de Stripe;
• cookie-uri Google: setate de Google numai dacă Utilizatorul alege „Continuă cu Google”;
• stocare locală „bb_recent_search”: căutările recente, funcționalitate solicitată de Utilizator;
• stocare locală „sb-collapsed”: preferință de afișare a interfeței pentru personalul Better Bookings.

Nu folosim cookie-uri de publicitate și nici instrumente terțe de analiză sau de urmărire. Fonturile sunt încărcate de pe Google Fonts, fără cookie-uri.

Utilizatorul poate bloca sau șterge cookie-urile din setările browserului. În acest caz, autentificarea în contul de membru nu va mai funcționa.

Detalii complete sunt disponibile în Politica de cookie-uri.

17. Modificări ale prezentei politici

Putem actualiza periodic prezenta Politică de confidențialitate. Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, cu o nouă dată de intrare în vigoare.

Informații suplimentare despre funcționarea platformei sunt disponibile în paginile Termeni și condiții, Cum funcționează și Întrebări frecvente.